Die Arbeitszeit einer geringfügigen Beschäftigung muss keinesfalls monatlich gleich ausfallen. Die gesetzliche Entgeltgrenze von 450 Euro soll vielmehr im Durchschnitt eines Jahres nicht überschritten werden, so kalkulieren alle Arbeitgeber, so wird auch gegenüber der Minijobzentrale abgerechnet. Das bedeutet, eine geringfügige Beschäftigung setzt eine genaue Arbeitszeiterfassung und das Führen von Arbeitszeitkonten voraus.
Warum gibt es die flexiblen Arbeitszeiten bei der geringfügigen Beschäftigung?
Diese Regelung kommt vor allem den Arbeitgebern entgegen, die mit Minijobbern Auftragsspitzen abfangen können und sollen. Das verlangt zwar mehr Flexibilität beim Einsatz, ist aber für alle Beteiligten die effektivste Lösung, die zu den höchsten Entlastungen bei Steuern und SV-Beiträgen führt. Regeln für die flexible Arbeitszeit gibt es auch für Vollzeitbeschäftigte, das Führen von Arbeitszeitkonten ist also nichts Ungewöhnliches.
Wie gehen die Arbeitgeber nun bei der Arbeitszeitgestaltung und -erfassung vor?
Arbeitgeber bilden zu Beschäftigungsbeginn vorausschauend einen Zeitraum von 12 Monaten und setzen diesen dann Jahr für Jahr neu an.
Einzige Rahmenbedingung ist hierfür, dass das gesamte Arbeitsentgelt für diesen Zeitraum die 5.400 Euro (450 Euro mal 12 Monate) nicht überschreitet. Durch diese vorausschauende Betrachtung kann in der Saisonwirtschaft beziehungsweise beim Einsatz von Minijobbern, der Auftragsspitzen abdecken soll, die Arbeitszeit kalkuliert werden. In solchen Fällen wird es eine schwankende Arbeitszeit und damit auch ein schwankendes Entgelt geben, in einzelnen Monaten verdient der geringfügig Beschäftigte also über 450 Euro.
Dennoch bleibt es bei der Einhaltung einer Jahresverdienstgrenze von 5.400 Euro bei einem Minijob. Das gilt wiederum nur, wenn der Minijob tatsächlich langfristig vereinbart wurde, also tatsächlich über ein Jahr und insgesamt maximal 5.400 Euro Verdienst oder auch über ein halbes Jahr und 2.700 Euro Verdienst.
Hingegen wäre es nicht möglich, einen Verdienst von beispielsweise 4.000 Euro, der innerhalb eines halben Jahres im Rahmen einer befristeten Beschäftigung erzielt wird (typische Saisonarbeit), auf ein Jahr umzulegen und somit zum Minijob zu deklarieren, obgleich von vornherein feststeht, dass der Beschäftigte sechs Monate des Jahres garantiert nichts zu tun hat (Erntehelfer, Gärtner und dergleichen). Das Prinzip der Verhältnismäßigkeit würde dadurch verletzt.
Andererseits ist es möglich, einen Job über vier Monate (wiederum zum Beispiel Erntehelfer) als Minijob abzurechnen, wenn insgesamt nicht mehr als 1.800 Euro verdient werden und tatsächlich in etwa vier Monate Arbeitsanfall vorliegt – auch, wenn im ersten und vierten Monat sehr wenig, im zweiten und dritten Monat hingegen sehr viel gearbeitet wird.
Führung flexibler Arbeitszeitkonten beim Minijob
Arbeitgeber führen in den beschriebenen Fällen, welche fast immer bei Minijobs anzutreffen sind, sogenannte “sonstige flexible Arbeitszeitkonten”, die es auch für anderweitig Beschäftigte gibt.
Der Ausgleich der schwankenden Arbeitszeit erfolgt im Arbeitszeitkonto. Es wird ein monatliches festes Entgelt vereinbart (verstetigtes Arbeitsentgelt), während die Arbeitszeit bedarfsweise monatlich schwankt.
Eine komplette Freistellung des Arbeitnehmers wäre für maximal drei Monate möglich, dabei kann sogar das Entgelt fortgezahlt werden. Der Ausgleich erfolgt über das Arbeitszeitkonto, in anderen Monaten arbeitet der geringfügig Beschäftigte wesentlich mehr.
Eine Voraussetzung für dieses Modell ist, dass der Abbau des Zeitguthabens während der Beschäftigung als Minijobber möglich ist. Wenn das nicht beabsichtigt ist, gilt keine flexible Arbeitszeit! Das verstetigte Arbeitsentgelt ist Monat für Monat im selben Umfang beitragspflichtig, die durch abweichende Arbeitszeit tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden sind unerheblich.
Arbeitszeitnachweis
Zunächst einmal ist seit dem 01.01.2015 zu beachten, dass Minijobber Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn von 8,50 Euro pro Stunde haben (es gibt Ausnahmen zum Beispiel für Minderjährige). Daraus errechnet sich eine maximale monatliche Stundenzahl von glatt 52,94 Stunden (= 52 Stunden und 56 Minuten).
Bislang waren Stundenaufzeichnungen innerhalb der Beitragsverfahrensverordnung nicht konkret und eindeutig vorgeschrieben. Ihre Missachtung blieb bislang weitgehend ohne Konsequenzen. Die neuen Dokumentationspflichten, die im Rahmen des Mindestlohngesetzes erlassen wurden und auch für geringfügig Beschäftigte gelten, besagen Folgendes:
- Arbeitgeber müssen Beginn und Ende, mithin auch die Dauer des täglichen Arbeitseinsatzes von geringfügig beschäftigten Arbeitnehmern innerhalb von maximal sieben Tagen dokumentieren.
- Die Dokumentation muss in deutscher Sprache erfolgen.
- Diese Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren, und zwar während der Beschäftigung des Minijobbers in der entsprechenden Firmenniederlassung.
- Prüfbehörden müssen auf diese Weise jederzeit vor Ort Einblick nehmen können.
- Für Privathaushalte gelten diese Pflichten nicht.
Bei Zuwiderhandlungen drohen Bußgelder, die in schweren Fällen 30.000 Euro erreichen können.